L'information désorganisée
est une information perdue...
Qu'en est-il de la vôtre ?
CE QUE NOUS APPORTONS A VOTRE ENTREPRISE_
Aujourd'hui, l'information joue un rôle stratégique dans la vie des entreprises. Omniprésente et proliférante, elle est à la base de toute prise de décision et la maîtriser est devenu un enjeu déterminant pour 75% des organisations qui prévoyaient ou ont mis en place une démarche de gouvernance de l'information en 2018 dans le cadre de leur transition numérique. Leur problème majeur : la complexité à conduire des projets documentaires de nature transversale*
En réponse à ces défis, COARINDO accompagne l'indépendant, l'entreprise ou l'institution qui souhaite implémenter ou améliorer efficacement sa gestion documentaire interne ou orientée utilisateur.
Valorisation de fonds d’archives patrimoniales multimédia, stockage documentaire, implémentation de photothèques ou médiathèques, pérennisation de processus documentaires, etc. sont autant de domaines dans lesquels nous vous conseillerons. Tout comme les questions relatives à la gestion des emails ou à tout projet de dématérialisation.
Forts de plus de 20 années d’expérience, nous vous apportons en toute indépendance notre expertise en matière de gouvernance documentaire, tant physique que numérique. Nous identifions et analysons les difficultés rencontrées, nous vous accompagnons dans le changement au travers, notamment, d’une analyse de l’existant et des risques juridiques et physiques encourus, la (re)définition de vos processus documentaires et d’archivage, le choix et la mise en place d’une solution technique répondant à vos besoins réels, le suivi et le contrôle qualité ainsi que la formation de vos collaborateurs si vous le souhaitez.
Oubliez les soucis liés à votre gestion documentaire. Restez focalisés sur vos affaires et développez de nouvelles opportunités. COARINDO pérennise et valorise.
*Serda Groupe, 8e rapport annuel "La gouvernance de l'information numérique dans les organisations", Avril 2019.
Vous êtes Intéressés par une séance d'information en matière de gouvernance et de gestion documentaires ?
Rejoignez-nous lors de l'une de nos prochaines rencontres professionnelles ou invitez-nous chez vous sans plus attendre.
L'EXPERTISE DOCUMENTAIRE COARINDO_
L'ARCHIVAGE MULTIMEDIA
La gestion de vos médiathèques numériques et traditionnelles
La gestion de fonds d'images fixes ou animées, nativement numériques ou sur supports physiques, fait appel à des techniques, méthodologies et règles documentaires particulières, notamment en matière de droits d'auteur.
Nous vous conseillons et intervenons dans les processus relatifs à l'implémentation et la gestion de vos médiathèques,photothèques, vidéothèques, etc.
Ensemble, nous définissons les règles de conservation, de reconditionnement, de dématérialisation, de classement et nous établissons un inventaire afin de rendre vos collections existantes, accessibles et valorisables auprès de vos publics, vos collaborateurs et vos partenaires.
Nous pouvons aussi vous conseiller sur le choix d'une solution documentaire spécifique et former vos collaborateurs à la gestion pérenne de vos fonds d'images grâce à la mise en place de processus de travail simples et efficaces.
LE BRAND MEDIA MANAGEMENT
La valorisation et l'exploitation du capital médias de l'entreprise
La mémoire de votre entreprise constitue aujourd'hui une véritable plus-value dans votre communication. Nous vous accompagnons dans la collecte, l'inventaire, l'identification, l'organisation, la gestion et la diffusion de vos fonds d'images et d'illustrations, vos vidéos d'entreprise et publicitaires, vos dossiers de presse, votre documentation et autres éléments audio relatifs à vos marques et services.
Une gestion centralisée de ce patrimoine multimédia (Brand Center) vous garantit une rapidité de réponse à vos publics, une pérennité dans l'archivage de vos précieux contenus et l'assurance de pouvoir les réutiliser à des fins commerciales, de marketing et pour vos divers projets tels que: brochures, livres, rapports, site web, réseaux sociaux, expositions, anniversaires, ou la mise en place d'un service de presse.
Selon vos besoins, nous vous proposons l'hébergement et/ou la gestion de vos actifs numériques en local mais aussi à distance sur nos serveurs.
LA GESTION DOCUMENTAIRE et L'ARCHIVAGE
La pérennisation des processus et outils documentaires
La bonne gestion et l'archivage des documents engageants de l'entreprise sont devenus des enjeux stratégiques. Il est aujourd'hui impératif de pouvoir centraliser, tracer, conserver et retrouver les documents papier ou numériques produits dans le cadre de vos activités et ce, à toutes fins juridiques, financières, d'image ou managériales et d'en gérer la durée légale de vie et de conservation.
Contrats, dossiers, factures, certificats, plans, PV, titres de propriété, rapports, etc. sont autant de documents, qui mal classés, sont des documents perdus ! Un manquement qui peut rapidement coûter cher à votre société si aucune politique documentaire n'est encore en place.
Naturellement, nous vous aidons et accompagnons dans l'analyse de vos besoins et l'implémentation d'outils et processus documentaires efficaces.
NOTRE PERIMETRE D'ACTION
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Problèmes d'espace de stockage d'archives physiques
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Sauvegarde des documents numériques
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Etablissement de plans et règles de classement
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(Re)Conditionnement d'archives
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Dématérialisation partielle ou totale d'archives
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Exploitation de fonds d'images
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Choix de systèmes de GED ou SAE
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Gestion documentaire de vos actifs numériques
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Redéfinition des processus documentaires
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Etablissement d'une politique d'archivage
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Optimalisation de la gestion des e-mails
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Création de photothèques, médiathèques
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Projets de valorisation de fonds d'archives
EN MANQUE DE CONTENUS ?
COARINDO vous propose également la production et l'édition de vos médias audiovisuels destinés à illustrer vos marques et services. Nous réalisons sur commande et selon vos besoins des reportages photos et tournages vidéos.
QUI SONT NOS CLIENTS ?
Musées, photographes, fondations, services de presse,
Agences artistiques et de communication,
Acteurs des secteurs culturels et du tourisme,
Sociétés de production, studios, etc.
NOTRE ENGAGEMENT_
La gestion documentaire et de l’information est une expertise. Allant bien au delà des grandes promesses avancées par les fournisseurs d'équipements bureautiques du marché, nous préconisons des solutions documentaires éprouvées, efficaces et respectant les standards de la profession. Dans ce cadre, nous sommes là pour vous guider en toute indépendance.
Nous sommes documentalistes de formation et d'expérience. La véritable connaissance du métier est notre atout majeur et notre garantie de qualité de service.
Notre approche consiste à améliorer au mieux la performance de vos processus documentaires existants en exploitant et en adaptant les méthodes, pratiques, techniques et ressources humaines déjà en place tout en accompagnant vos équipes dans le changement.
Nous privilégierons toujours le service et les solutions sur mesure. Nous ne préconiserons jamais de solution sortant du périmètre de votre projet et phaserons celui-ci en fonction de vos priorités et de votre budget.
Au delà de la mission que vous nous confierez, vous savez que vous pourrez compter sur notre suivi de votre projet. Nous pourrons bien sûr sensibiliser et former vos collaborateurs à vos outils et processus documentaires afin de vous rendre totalement autonomes.
Selon les souhaits et les besoins rencontrés, nous pouvons aussi vous épauler dans le recrutement de compétences documentaires spécifiques temporaires ou à long terme.
Enfin, nous pouvons à la demande, sensibiliser et former en entreprise aux bonnes pratiques générales de gestion documentaire et d’archivage.
COACHING DOCUMENTAIRE POUR INDEPENDANTS_
Débordés et agacés par la paperasse ? Difficultés à gérer les courriers, les e-mails, à retrouver vos dossiers et/ou vos fichiers, à classer, à trier, à organiser ? C'est normal, ce n'est pas votre métier et rébarbatif de surcroît !
Gagnez en efficacité grâce à nos checkup et coaching documentaires en Office & Info Organising destinés aux indépendants et professions libérales et retrouvez enfin la sérénité et du temps pour votre business.
Aujourd'hui, dans une société ou le bouche-à-oreille et la recommandation sont devenus incontournables, une certaine ingérance documentaire peut très rapidement vous occasionner des dommages d'ordres financier, juridique ou en termes d'image et de réputation. Dossiers égarés, indisponibilité de vos documents, fichiers disparates, pertes de données, oublis administratifs, e-mails introuvables, sauvegarde inexistante des données, contentieux avec vos clients, fournisseurs, comptable ou les administrations fiscale et sociale ? Réagissez avant qu'il ne soit trop tard ! COARINDO vous offre des solutions et une formation personnalisée afin de vous rendre autonomes dans vos tâches documentaires et pérenniser celles-ci.
Découvrez avec l'aide d'un documentaliste professionnel, de précieux conseils et de bonnes méthodes de gestion et d'archivage managériales de vos documents.
Checkup & coaching documentaires
+ 60 jours de support en ligne
NOS FORMATIONS 2020_
> Initiation à la Gouvernance de l'Information, à la Gestion documentaire efficace et à l'Archivage pérenne en entreprise.
La gouvernance de l'information passe par une stratégie clairement définie. Cette ligne de conduite permet de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l'information et la connaissance en entreprise et ce afin d'en améliorer son efficacité. Aujourd'hui, la circulation massive d'informations, la multiplicité des sources et des canaux de diffusion, la production et le partage de documentas nativement numériques ou sur supports physiques nécessitent la mise en place d'une solide politique de gestion documentaire et de l'archivage. Quels sont les points incontournables à prendre en compte pour élaborer cette politique ?
Durée: 1 journée - Langue: FR
Public: Toutes personnes concernées par la gestion documentaire et sa maîtrise dans l'entreprise. Directeurs, managers, responsables administratifs, gestionnaires de dossiers, responsables informatiques, etc.
> Organiser efficacement ses documents électroniques et papier en entreprise.
Pour en finir avec la gestion chaotique de vos documents papier et le désordre numérique sur vos ordinateurs grâce à quelques nouveaux réflexes simples et quotidiens à appliquer seul ou en équipe. Sont abordés: le tri, le plan de classement, le rangement, les raisons de la conservation, les métadonnées, le stockage, etc.
Durée: 1 journée - Langue: FR
Public: Toutes personnes amenées à créer et gérer des documents papier et/ou électroniques dans un cadre professionnel.
> La gestion des archives physiques de l'entreprise, comment s'y prendre ?
Comment appréhender la gestion d'un fonds d'archives ? Par où commencer ? Concevoir un tableau de tri, réaliser un inventaire, mettre en place un plan de classement, pérenniser la conservation physique des documents, trier sans crainte, entreprendre la description des documents, etc. Tous les aspects de la gestion des archives sont abordés dans un cadre légal.
Durée: 1 journée - Langue: FR
Public: Toutes personnes amenées à gérer les archives de son organisation.
> Des emails gérés efficacement (l'exemple d'Outlook).
Libérez-vous enfin de l'emprise qu'a votre boîte de réception d'emails sur votre travail ! Adoptez dès demain de nouveaux réflexes en matière de gestion de vos courriers électroniques et ne vous laissez plus submerger par un surplus d'information et retrouvez du temps pour faire autre chose.
Durée: 1 journée - Langue: FR
Public: Toutes personnes familiarisées avec l'envoi et la réception d'emails en entreprise.
> Créer et gérer une photothèque, une médiathèque ou un Brand Center numérique.
Cette formation s'attelle à décrire comment gérer les actifs numériques produits, collectés ou reçus dans le cadre des activités de l'entreprise. Quels sont les réflexes à mettre en place afin de pérenniser un fonds de médias ? Comment s'assurer de respecter le droit d'auteur ? Comment communiquer et valoriser son capital médias ? Quels sont les outils de catalogage, de gestion et de retouche ?
Durée: 1 journée - Langue: FR
Public: Toutes personnes impliquées dans la collecte, la gestion et l'utilisation de médias audiovisuels au sein de l'entreprise. Services Marketing et Web Marketing, de Communication ou de Presse. Photographes, graphistes, etc.
> La gestion et l'utilisation de l'image en entreprise.
User en entreprise d'images collectées, reçues ou produites nécessite une certaine connaissance des droits et possibilités d'utilisation. Que puis-je utiliser ? Que dois-je respecter en publiant une image ? Quels sont les droits des personnes représentées ? Y'a-t-il une durée légale d'utilisation ? Puis-je vendre une image produite en interne ? Puis-je publier sur les réseaux sociaux ? Quelles sont mes responsabilités ?
Durée: 4 heures - Langue: FR
Public: Toutes personnes impliquées dans l'utilisation d'images au sein de l'entreprise.
OUI, IL EXISTE DES SOLUTIONS_
Nous sommes impatients de connaître vos besoins et de parler de vos projets...
